El condado de Lake fue eliminado de la lista no auditable de la Junta de Cuentas del Estado para su presupuesto de 2022, pero su informe de auditoría encontró problemas con la gestión de la nómina, el salario del sheriff del condado de Lake y el fondo de la comisaría de la cárcel del condado de Lake.
La presidenta del consejo del condado de Lake, Christine Cid, demócrata por East Chicago, dijo en un comunicado que el consejo estaba satisfecho de que se completara la auditoría de 2022, aunque reconoció que “hay algunas cosas que abordar”.
“El condado se toma en serio su responsabilidad ante los contribuyentes. La transparencia y la contabilidad precisa son importantes”, dijo Cid. “Estamos muy contentos de que, gracias a la cooperación entre varios departamentos, podamos rectificar las preocupaciones con la auditoría de 2022. Esperamos con ansias el regreso de la SBOA para 2023”.
Beth Kelley, examinadora estatal adjunta de la Junta de Cuentas del Estado, dijo que se consideró que el condado no era auditable cuando se descubrió que los estados financieros no estaban respaldados por los documentos del condado.
Después de eso, se pidió a los funcionarios del condado que pusieran los registros en orden para que la oficina estatal pudiera auditar el condado, dijo Kelley. Los funcionarios estatales realizan controles periódicamente, dijo Kelley, y la auditoría se reanuda cuando se reúnen los registros.
“Apreciamos la colaboración entre el condado y nosotros y el hecho de poder completar las cosas y poder seguir adelante”, dijo Kelley.
El condado comenzó a utilizar Oracle el 1 de julio de 2022 para sus recibos y desembolsos de proveedores, pero el procesamiento de nómina permaneció con el antiguo software financiero Lawson y luego se publicó en Oracle, según la auditoría.
Los funcionarios del condado de Lake contrataron a HTC, un consultor de software de Oracle, para ayudar con el cambio y la implementación de Oracle, que incluyó la transferencia de los datos financieros de Lawson a Oracle durante los primeros seis meses de 2022, según la auditoría.
Cuando los funcionarios del condado proporcionaron informes de Lawson a HTC, lo hicieron “sin un proceso de supervisión o revisión para garantizar la exactitud, integridad y clasificación de los datos financieros a Oracle”, según la auditoría.
“Varios libros de contabilidad e informes de Oracle proporcionados al comienzo de la auditoría no se articulaban entre sí. Los libros de contabilidad detallados de ingresos y desembolsos no coincidían con los libros de contabilidad resumidos. Los funcionarios del condado no estaban al tanto de los problemas con los informes hasta que preguntamos durante la auditoría”, escribió el auditor.
El fondo de acumulación de beneficios para empleados, que combinaba las retenciones de nómina de los empleados y los fondos de autoseguro del condado de Lake, registró recibos a Lawson y Oracle y registró desembolsos a Oracle, según la auditoría.
Después del 1 de julio de 2022, los ingresos y desembolsos de fondos de la EBA se subestimaron en 2.553.950 dólares y 46.623.710 dólares, respectivamente, y el saldo final de efectivo e inversiones se sobreestimó en 44.069.760 dólares, debido a la falta de supervisión interna, según la auditoría.
Según la auditoría, las conciliaciones mensuales del auditor del condado y del tesorero del condado no se prepararon de julio a diciembre de 2022 debido al cambio de software. El condado contrató a un consultor, quien preparó la conciliación para diciembre de 2022, que encontró que el saldo del estado financiero era $684,193 mayor que los saldos de depósito conciliados combinados, según la auditoría.
Según la auditoría, el Auditor del Condado no cumplió con las cargas mensuales y anuales requeridas en el sistema de informes financieros Indiana Gateway for Government Units.
Dan Ciecierski, Contralor de Finanzas del Auditor del Condado de Lake, escribió una carta a la Junta de Cuentas del Estado indicando que la oficina se ha comprometido a “ofrecer una explicación clara y precisa de cómo se administran, gastan y asignan los fondos públicos”.
“El Condado ha comenzado la ejecución de un plan integral de acción correctiva con la intención de abordar el perenne desempeño deficiente de este hallazgo repetido. Estamos dedicados a mejorar nuestras operaciones… y mantenemos nuestra promesa de mejorar continuamente”, escribió Ciecierski.
Cuando el condado celebró un acuerdo de negociación colectiva el 17 de diciembre de 2020 con la Orden Fraternal de Policía, Chris Anton Lodge #125 y la Asociación de Policía del Condado de Lake Local #72 AFL/CIO, el sheriff del condado de Lake, Oscar Martínez, recibió $22,958 en ropa. subsidio, pago lateral y pago de competencia que se asignaba a los agentes de policía, no a los funcionarios electos, en virtud del contrato, según la auditoría.
John Smierciak / Post-Tribune
El sheriff del condado de Lake, Oscar Martínez Jr., se dirige a los medios durante una conferencia de prensa en julio de 2021.
El salario total de Martínez para 2022 fue de $188,850, de los cuales $164,972 fue su salario base. También recibió 920 dólares en concepto de longevidad, 1.300 dólares en subsidio para ropa, 19.758 dólares en pago lateral y 1.900 dólares en pago por competencia, según la auditoría.
Según la auditoría, el salario base y la longevidad se pagaron adecuadamente, pero el subsidio para vestimenta, el pago lateral y el pago por competencia “fueron permitidos según el convenio colectivo sólo a los oficiales cubiertos por el acuerdo”.
“El sheriff del condado fue excluido del acuerdo y no debería haber recibido los beneficios del acuerdo ya que su puesto es el de un funcionario electo y no el de un empleado”, según la auditoría. “No hubo otros contratos laborales, manuales de empleados, ordenanzas salariales, resoluciones o programas salariales adoptados por el Consejo del Condado para respaldar la compensación pagada al Sheriff del Condado por un total de $22,958”.
Según la auditoría, el sheriff del condado no cargaba informes financieros mensuales en el sistema de informes financieros Indiana Gateway for Government Units, incluidos el libro de caja del sheriff del condado, el fondo de la comisaría y el fondo fiduciario de los reclusos.
Además, los extractos bancarios, las conciliaciones bancarias y las listas de cheques pendientes de la División Civil y del Grupo de Trabajo contra las Drogas no se cargaron en Gateway, según la auditoría.
El abogado del sheriff, John Kopack, escribió una carta a la Junta de Cuentas del Estado indicando que la compensación que recibió Martínez estaba en línea con prácticas pasadas de ex sheriffs.
Martínez es teniente del Departamento de Policía del Condado de Lake, por lo que está “dentro de la discreción del Consejo del Condado de Lake para compensar a un oficial de policía del condado, que es elegido para la Oficina del Sheriff”, con el subsidio para ropa, el pago por competencia y el pago lateral. que reciben otras oficinas, dijo Kopack.
En respuesta a las cargas mensuales de Gateway, Kopack dijo que la oficina del sheriff está creando un Plan de Acción Correctiva para abordar esa preocupación de la Junta Estatal de Cuentas.
La Junta de Comisionados del Condado de Lake creó la Cuenta del Economato de Correcciones Comunitarias el 17 de septiembre de 2008. Pero el código de Indiana establece que sólo el Sheriff del Condado puede establecer el fondo del economato, según la auditoría.
El abogado de la Junta de Comisionados del Condado de Lake, Matthew Fech, escribió una carta a la Junta de Cuentas del Estado indicando que la junta trabajará con Correcciones Comunitarias del Condado de Lake para disolver la cuenta de la comisaría.
En la Cuenta del Comisario Correccional Comunitario, se realizaron 17 reembolsos de ese fondo y cada reembolso “carecía de la documentación suficiente necesaria para determinar si los reembolsos se realizaron de manera adecuada”, según la auditoría.
Los 17 reembolsos tenían documentos adjuntos que incluían una carta del contable de correcciones comunitarias, mapas de MapQuest, folletos, correos electrónicos e itinerarios, según la auditoría.
Según la auditoría, dos de los ocho reembolsos pagados por el fondo de participación justa de correcciones comunitarias del condado de Lake carecían de recibos detallados o recibos detallados del proveedor para el reembolso.
Según la auditoría, seis de los siete pagos a una tienda de mejoras para el hogar del fondo de participación justa de correcciones comunitarias del condado de Lake no tenían recibos detallados para respaldar las facturas pagadas.
Correcciones Comunitarias también creó un programa de recompensa de tarjetas de regalo, compradas a través de la cuenta de la comisaría, sin procedimientos para mantener registros de la compra, distribución e inventarios de las tarjetas, según la auditoría.
Kellie Bittorf, directora ejecutiva de Correcciones Comunitarias, escribió una carta a la Junta de Cuentas del Estado indicando que la Cuenta del Comisario de Correcciones Comunitarias se mantendrá en un “libro mayor completo”.
Correcciones Comunitarias se asegurará de que toda la documentación para una solicitud de reembolso se incluya antes de enviarla, dijo Bittorf. El departamento también ha implementado “un sistema de seguimiento más completo” para las tarjetas de regalo, dijo.
El fideicomiso del Secretario del Tribunal de Circuito del Condado de Lake, que tiene confiscaciones de fianzas, tenía $30,116,059 retenidos en el fideicomiso al 31 de diciembre de 2022. El código de Indiana requiere que el tribunal pierda la fianza de un acusado que no comparece ante el tribunal y transfiere el monto del bono al fondo escolar común estatal, según la auditoría.
La auditoría examinó 25 elementos del fideicomiso y ocho elementos fueron marcados: quedaban seis bonos que deberían haberse perdido pero estaban esperando una orden del tribunal y dos bonos tenían una sentencia de satisfacción presentada pero permanecían en fideicomiso, según la auditoría.
El secretario del condado de Lake, Michael Brown, en una carta dirigida a la Junta de Cuentas del Estado, dijo que la oficina del secretario sólo puede liberar la confiscación de bonos con una orden judicial escrita. Con una orden judicial firmada, la oficina del secretario puede procesar el bono perdido al fondo escolar común del estado, dijo Brown.
La oficina del secretario se comunicará con todos los jueces para asegurarse de que firmen las órdenes judiciales que declaren la pérdida de las fianzas, dijo Brown. El director financiero de la oficina también creará un proceso para investigar los elementos del fideicomiso “de forma regular para garantizar que se procesen de manera oportuna”, dijo.
Kelley dijo que la Junta de Cuentas del Estado aún no ha comenzado su auditoría del condado de Lake para 2023.
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